在PPT里创建图表,学会这两手就够了!


本教程出自此书

在PPT中添加图表,是一种非常常见的说明方式,那么,要怎么让图表出现在PPT中呢?今天答得喵学院就来教大家两种方法

方法一,直接使用PPT新建图表

Step01.点击【插入】选项卡,选择【图表】,在弹出的【插入图表】对话框,选择想要插入的图表类型。以柱形图中的簇状柱形图为例,【确定】。(如图 5?114)

Step02.此时,PPT画布上会出现默认的图表以及一个简易版的Excel。(如图 5?115)在Excel中可以修改、增加、删除数据,PPT画布上的图表会发生相应的变化。比如,将系列1修改为答得喵,将B2单元格修改为7,在E列增加新的数据系列4并输入数据,等等,在简易Excel中进行的操作会如实的反馈到PPT上。(如图 5?116)此外,拖动蓝色紫色和红色组成的选框,更改生成图表的数据范围。

Step03.所有的编辑都完成后,点击简易版Excel右上角的【关闭】按钮。

如果后续还需要编辑数据,选中图表,选择【图表工具设计】选项卡的【编辑数据】功能,(如图 5?117)就能打开简易版Excel进行编辑了。

点击简易版Excel左上角快捷功能区最后一个“在Microsoft Excel中编辑数据”按钮,还可以将简易版Excel变成为完全版,方便编辑公式等。(如图 5?118)当然,如果直接点击【编辑数据】【小三角】选择【在Excel中编辑数据】,(如图 5?119)直接打开完全版Excel。

方法二,在Excel中做好图表,复制粘贴到PPT中

在Excel创建好的图表上复制,(如图 5?120)回到PPT中右键粘贴,可以看到五个粘贴选项,从左到右依次是【使用目标主题和嵌入工作簿】、【保留源格式和嵌入工作簿】、【使用目标主题和链接数据】、【保留源格式和链接数据】、【图片】。(如)

“使用目标主题”和“保留源格式”对图表的外观产生影响。

在PPT和Excel应用的主题不同的情况下,“使用目标主题”会使图表选择PPT应用的主题,“保留源格式”则使图表选择Excel应用的主题。

“嵌入工作簿”和“链接数据”则是对图表的数据存储位置产生影响。

“链接数据”,是在源Excel表和PPT间建立一个链接,数据仍然存储在原始的Excel中,如果我们对Excel中的数据进行了修改,PPT中的图表也会发生相应的变化。在Excel中修改数据,保存并关闭Excel。然后在PPT中,选中图表,在【图表工具设计】选项卡,点击【刷新数据】(位于【编辑数据】左边)。PPT中的图表就会发生相应的变化。这种情况下,如果我们在PPT中单击【编辑数据】,打开的也是源Excel表。可以看到提示“此数据链接到Excel电子表格。此处所做的更改将保存到该电子表格。”

“使用链接数据”的复制粘贴方式,可以有效的避免数据修改后,源Excel表和PPT数据不同步的问题。但是要注意的是,如果源Excel表文件名更改会文件位置移动,会造成链接出现问题。

“嵌入工作簿”,则正好相反,会断开源Excel表和PPT间的链接,将数据完全保存到PPT中,从此以后,源Excel表和PPT中的图表没有任何关系。此时【刷新数据】功能不可用,点击【编辑数据】打开的也不是源Excel表,而是“Microsoft PowerPoint中的图表”,就和在PPT中直接新建的图表是没有区别的。

第五个【图片】,则是将图表直接保存为图片的形式。

这个功能存在的意义在于,当我们在Excel中调整好一个非常漂亮的图表之后,插入PPT中,往往会发现图表的大小偏小,而当我们拖大图表,又会发现图表整体虽然放大了,但是文字的字号并没有随之放大,图表变得很丑。这时,就可以选择第五个选项【图片】,这样拖大图表时,文字也会随之变大,可以保持图表的美貌。但要注意,一旦选择了这一项,你粘贴来的就不再是图表,而是图片,它将失去作为图表的一切可操作性。

以上技巧,均出自《没人会告诉你的PPT真相》。本书由答得喵学院倾情推出,现已火爆售卖中,想学到更多PPT的知识、技巧,就快快点击购买吧!



扫一扫,分享到微信朋友圈